Varstvo osebnih podatkov Naš Maribor

Politika varstva osebnih podatkov

Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike zasebnosti je seznaniti občane, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z Mestno občino Maribor (v nadaljevanju: občina) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša občina.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov: Mestna občina Maribor Ulica heroja Staneta 1 2000 Maribor

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: Mitja Senekovič, univ. dipl. prav. e-pošta: mestna.obcina@maribor.si telefon: 02 220 1000

Spletne strani:
maribor.si
nas.maribor.si
okolje.maribor.si
kultura.maribor.si
sou-maribor.si

1) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji in spletni identifikator ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2) Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Občina zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Uporaba spletnih strani in spletnih kontaktov občine

Občina lahko pridobi osebne podatke na osnovi posameznikovega obiska spletnih strani občine ob npr. pošiljanju mnenj ali pobud, vprašanj posameznikov v zvezi z našo občino. Osebne podatke (npr. naslov elektronske pošte, ime in priimek) občina pridobi preko spletnih kontaktnih obrazcev ali kontaktne elektronske pošte občine. Osebni podatki se v tem primeru obdelujejo v skladu z namenom, za katerega so bili zbrani.

Vložitev vloge na občini za uveljavljanje pravic ali pridobitev dovoljenj

Vlagatelji, ki na občini oddajo vloge v fizični ali elektronski obliki na občinskih obrazcih, na občino posredujejo tiste osebne podatke, ki jih občina nujno potrebuje za namen obdelave vloge in vodenje konkretnega upravnega postopka v pristojnosti občine, ki ga posameznik uveljavlja z vlogo. Brez posredovanja osebnih podatkov, navedenih v posamezni občinski vlogi, le-ta ne bo popolna. Občina ima podlago za obdelavo osebnih podatkov na podlagi pristojnosti določenih z 21. v povezavi z 21.a členom Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12-ZUJF, 14/15-ZUUJFO, 11/18-ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20-ZIUZEOP-A in 80/20-ZIUOOPE), ter v področni državni zakonodaji in občinskih predpisih, odvisno od vrste posamezne vloge. Občina v vlogi obdeluje tudi kontaktne podatke vlagatelja (npr. telefon, e-pošta), ki so v vlogi posebej označeni ter podaja katerih je prostovoljna in ne vpliva na obravnavo vloge. Z vpisom kontaktnih podatkov posameznik soglaša, da jih občina lahko obdeluje za namen lažje komunikacije in vodenja konkretnega postopka.

Občina lahko v okviru izvajanja javnih nalog na osnovi posredovane vloge posameznikove osebne podatke pridobi tudi iz drugih virov in evidenc, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve – Centralni register prebivalstva (e-CRP), Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev.

Izpolnitev zakonske obveznosti iz pristojnosti občine

Občina lahko za izvajanje občinskih nalog in obveznosti na osnovi zakonskih pristojnosti in drugih določil v zakonu po uradni dolžnosti obdeluje določene osebne podatke. Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog, je Zakon o lokalni samoupravi. Osebni podatki pa se obdelujejo tudi na podlagi Stanovanjskega zakona, Zakona o prostorskem načrtovanju, Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev, Zakona o prekrških, Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju itd. Vsi veljavni predpisi s področja lokalne samouprave so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva:

https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-javno-upravo/zakonodaja

Občina na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum in kraj rojstva, EMŠO, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah itd., kot nam narekuje zakonodaja. Občina v tem primeru pridobiva osebne podatke posameznikov tudi iz drugih veljavnih virov in uradnih evidenc, do katerih ima pristojnost dostopa (npr. Centralni register prebivalstva (e-CRP)). V omejenih primerih je v občini možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z občino sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, občina ne more skleniti pogodbe, prav tako občina ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. V skladu z določbami Zakona o elektronskih komunikacijah smemo pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil po povezavi za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti, ali z redno pošto na naslov občine.

Zakoniti interes

Občina lahko kot javni organ izjemoma pri opravljanju nalog iz svoje pristojnosti uveljavlja tudi pravno podlago zakonitega interesa, kadar opravlja naloge v okviru t.i. tržne dejavnosti. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa občina vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah po elektronski pošti, s telefonskimi klici in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil po povezavi za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti, ali z redno pošto na naslov občine.

»Občina lahko uporabnikom aplikacije pošilja potisna sporočila z obvestili o dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah. Uporabnik lahko prejemanje potisnih sporočil v nastavitvah aplikacije ali naprave kadarkoli prekliče.«

Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor občina nima pravne podlage, izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
• fotografije, videoposnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani občine) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih občine;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov občine. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Občina lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko občina poišče osebni dokument posameznika, preveri, ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar občina ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

Videonadzor

V občini izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v sedež občine) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja občine (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe). Posnetki se hranijo 21 dni. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu občine. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti.

Videonadzor nad javnimi cestami in drugimi javnimi površinami se lahko v skladu s 23.a členom Odloka o občinskih cestah v Mestni občini Maribor izvaja z namenom spremljanja prometnih razmer, nadzora nad vstopi v varovana območja za pešce in varovana območja umirjenega prometa, izboljšanja pretočnosti prometa in prometne varnosti. Videonadzor cestnega prometa se izvaja tudi v skladu 10. členom Zakona o cestah (ZCes-2). Občina lahko hrani podatke najdlje šest dni od njihove pridobitve. Po poteku roka iz prejšnjega stavka se podatki samodejno izbrišejo.

Obdelava podatkov v okviru merjenja hitrosti

Medobčinsko redarstvo, ki deluje v okviru Skupne občinske uprave Maribor  v skladu s predpisi in na podlagi programov varnosti občin ustanoviteljic, skrbi za varen in neoviran cestni promet, javno varnost in javni red na območju občin ustanoviteljic in so pristojni:

• nadzorovati varen in neoviran cestni promet v naseljih,
• varovati ceste in okolje v naseljih in na občinskih cestah zunaj naselij,
• varovati javno premoženje, naravno in kulturno dediščino,
• skrbeti za varnost na javnih poteh, rekreacijskih in drugih javnih površinah,
• vzdrževati javni red in mir,
• voditi prekrškovni postopek v skladu z zakonom,
• opravljati nadzor prometa s samodejnimi merilnimi napravami za nadzor prometa, s katerimi se prekrški slikovno dokumentirajo.

Občine ustanoviteljice so: Mestna občina Maribor, Občina Benedikt, Občina Cerkvenjak, Občina Duplek, Občina Hoče-Slivnica, Občina Kungota, Občina Lenart, Občina Lovrenc na Pohorju, Občina Miklavž na Dravskem polju, Občina Pesnica, Občina Rače-Fram, Občina Ruše, Občina Selnica ob Dravi, Občina Starše, Občina Sveta Trojica, Občina Sveta Ana, Občina Sveti Jurij v Slovenskih goricah, Občina Šentilj.

Medobčinsko redarstvo izvaja kontrole hitrosti udeležencev v prometu znotraj naselij ter posledično zbira in nadalje obdeluje osebne podatke posameznikov. Zavezani so, da pred pričetkom zbiranja osebnih podatkov posameznikov slednje obvestijo o informacijah, ki jih je treba zagotoviti, kadar se osebni podatki pridobijo neposredno od posameznika. Za ta namen se v primeru napovedanih meritev s stacionarnim  merilnikom hitrosti na določenem odseku ceste nahaja obvestilna tabla z napisom »meritve hitrosti«, skupaj z napotilom na to politiko zasebnosti. V primeru nenapovedanih  meritev z mobilnim merilnikom hitrosti, takega obvestila ni. V primeru merjenja hitrosti se o posamezniku obdelujejo naslednji podatki: fotografija z zabeleženo hitrostjo, registrska tablica, fotografija voznika (v primeru, da je fotografiran s čelne strani).

Namen obdelave osebnih podatkov je ugotavljanje prekrška po Zakonu o pravilih cestnega prometa (Uradni list RS, št. 156/21 – uradno prečiščeno besedilo in 161/21 – popr., v nadaljevanju: ZPrCP) v skladu s 15. členom, na osnovi katerega občinski redarji na cestah v naselju (vključno z nekategoriziranimi cestami, ki se uporabljajo za javni cestni promet), na občinskih cestah zunaj naselja in nekategoriziranih cestah zunaj naselja, ki se uporabljajo za javni cestni promet, izvajajo nadzor nad določbami tega zakona.

Meritve se izvajajo s strani Medobčinskega redarstva z najeto mobilno merilno napravo za nadzor hitrosti, ki je nameščene v vozilu ali na podstavku izven vozila z operaterjem, z lastno mobilno napravo za nadzor hitrosti ali s stacionarnimi merilnimi napravami nameščenimi v ohišjih ob voziščih cest na območju občin soustanoviteljic. Po izvedenem merjenju se podatki na varen način prenesejo v sistem za izdajanje plačilnih nalogov s  strani Medobčinskega redarstva.

Podatki se hranijo v skladu 203. členom Zakona o prekrških (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo, 21/13, 111/13, 74/14 – odl. US, 92/14 – odl. US, 32/16, 15/17 – odl. US, 73/19 – odl. US, 175/20 – ZIUOPDVE in 5/21 – odl. US, v nadaljevanju: ZP-1), po katerem morajo prekrškovni organi zaradi zagotavljanja izvrševanja pravnih posledic odločb o prekršku, za ugotavljanje prej izrečenih sankcij za prekrške in za izdajanje potrdil o podatkih iz te evidence voditi evidenco o pravnomočnih odločbah o prekrških. Evidenca iz prvega odstavka mora vsebovati zlasti:

• podatke o storilcu prekrška (osebno ime in EMŠO ter naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča za fizično osebo oziroma firmo in sedež ter enotno matično številko za pravno osebo, če je storilec tujec, pa namesto EMŠO njegove rojstne podatke);
• pravno opredelitev prekrška;
• številko in datum izdane odločbe o prekršku ter izrečeno sankcijo.

Sklepi o prekrških iz evidenc se izbrišejo po poteku treh let od dneva pravnomočnosti odločb, vendar ne dokler trajajo stranske sankcije.

Dokumentarno gradivo, ki nastaja pri delu organov za postopek o prekrških v obliki vpisnikov, se hrani trajno. Dokumentarno gradivo, ki nastaja pri delu organov za postopek o prekrških v obliki določenih pomožnih knjig (seznam odvzetih predmetov, evidenca zapadle, neplačane globe, sodne takse, stroškov postopka, odvzete premoženjske koristi in kazni za kršitev postopka), se hrani pet let. Za hrambo in izločanje dokumentarnega gradiva se do izdaje novega predpisa uporabljajo določbe Pravilnika o notranjem poslovanju organov za postopek o prekrških (Uradni list SRS, št. 18/86, 22/86 – popr. in 16/88 ter Uradni list RS, št. 48/90, 35/98, 17/2000, 7/2001 in 105/2001).

Aplikacija »Naš Maribor« – nameni in pravne podlage

Aplikacijo »Naš Maribor« lahko uporabljajo uporabniki, stari najmanj 15 let, kar potrdijo ob sprejemu Splošnih pogojev in Politike zasebnosti. Za registracijo so potrebni ime in priimek, izbran kontaktni naslov (e‑pošta in GSM) in geslo, saj ti podatki omogočajo identifikacijo uporabnika in komunikacijo v zvezi z oddanimi pobudami, predlogi, glasovanji ter vlogami.
Občina osebne podatke v okviru aplikacije obdeluje predvsem zaradi izvajanja svojih zakonskih nalog in javnih pooblastil (npr. po Zakonu o lokalni samoupravi in drugih področnih predpisih), kar je pravna podlaga iz člena 6(1)(c) in, kjer je primerno, 6(1)(e) GDPR. Kadar se uporabljajo dodatne, za posamezne funkcije neobvezne osebne podatke (npr. lokacija, kamera, določena obvestila), je pravna podlaga privolitev uporabnika skladno s členom 6(1)(a) GDPR.

V okviru aplikacije se obdelujejo zlasti:

• identifikacijski in kontaktni podatki uporabnika (ime, priimek, e‑pošta in GSM, enolični ID),
• podatki, ki jih uporabnik vnese v posamezne module (pobude, predlogi projektov, glasovi, podatki v vlogah in obrazcih, priloge in fotografije),
• podatki, potrebni za vodenje postopkov in evidenc v okviru nalog občine (npr. podatki o vložniku/investitorju pri vlogah),
• tehnični podatki o napravi in uporabi aplikacije, kolikor so nujni za varno delovanje sistema (npr. osnovni dnevniški zapisi),
• podatki o lokaciji in slike iz kamere, če uporabnik za to poda dovoljenje v napravi (npr. lokacija in fotografije pri prijavi težav in okvar),
• drugi osebni podatki, ki jih posameznik prostovoljno vnese ob uporabi aplikacije (starost, naslov stalnega prebivališča, davčna številka)

​

Uporabnik lahko nekatere informativne vsebine uporablja tudi brez registracije, pri čemer občina o njem ne vodi osebnih podatkov. Kadar je za določeno funkcijo potrebna privolitev (npr. geolokacija, uporaba kamere), lahko uporabnik privolitev kadarkoli prekliče v nastavitvah naprave ali aplikacije, funkcija pa se v tem primeru ne bo več izvajala oziroma bo omejena.

1. Informativna uporaba aplikacije brez registracije

Aplikacijo je mogoče v določenem obsegu uporabljati brez registracije, kot gost, pri čemer občina o uporabniku ne vodi osebnih podatkov. Gost ima dostop do koledarja dogodkov, ogleda pobud, projektov participativnega proračuna, seznama vlog in obrazcev ter povezave za oddajo vprašanj, pri čemer se v aplikaciji ne oblikuje uporabniški profil.

• Registracija uporabnika in uporabniški profil

Ob registraciji uporabnik navede ime in priimek, e‑poštni naslov in GSM številko ter geslo, na podlagi česar se mu dodeli enolični uporabniški ID. Ti podatki se uporabljajo za identifikacijo uporabnika, prijavo v aplikacijo in za komunikacijo v zvezi z oddanimi pobudami, predlogi, glasovanji ter vlogami, pravna podlaga pa je izpolnjevanje zakonskih nalog občine in vodenje potrebnih evidenc (člen 6(1)(c)/(e) GDPR).
Uporabnik lahko svoj profil nadgradi z dodatnimi podatki preko sistema SI‑PASS ali e‑osebne izkaznice, kadar je to potrebno za dostop do posameznih e‑storitev (npr. oddaja vlog in obrazcev). V takih primerih se obdelujejo podatki, ki jih zahteva posamezen postopek ali storitev v pristojnosti občine (npr. podatki o vlagatelju), na pravni podlagi zakonodaje, ki ureja posamezno področje.

• Modul »Oddaja pobud – prijava težav in okvar«

Pri prijavi pobud (težav in okvar) uporabnik izpolni obrazec, v katerega vnese podatke o dogodku (mestna četrt ali krajevna skupnost, kategorija, naziv, opis in lokacija), lahko doda fotografije ter se zabeleži datum oddaje. Poleg podatkov o dogodku se obdelujejo tudi podatki o prijavitelju, ki omogočajo komunikacijo in obravnavo pobude v okviru nalog občine.
Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov je izpolnjevanje zakonskih nalog in javnih pooblastil občine na področju komunalnega urejanja, infrastrukture in javnih površin (člen 6(1)(c)/(e) GDPR v povezavi z Zakonom o lokalni samoupravi in drugimi področnimi predpisi). Uporaba lokacije in kamere pri prijavi je mogoča le, če uporabnik v napravi omogoči dostop do teh funkcij, kar predstavlja privolitev v smislu člena 6(1)(a) GDPR.

• Modul »Maribor jutri – participativni proračun (predlagaj projekt)«

Pri oddaji predloga projekta v okviru participativnega proračuna uporabnik izpolni obrazec, ki vsebuje podatke o predlagatelju, območju izvedbe projekta, opis projekta ter morebitne priloge. Ti podatki se obdelujejo za namen izvedbe postopka participativnega proračuna, preverjanja ustreznosti predlogov, priprave glasovanja in obveščanja predlagateljev o statusu pobud.
Pravna podlaga za obdelavo je izvajanje nalog občine pri pripravi in izvedbi participativnega proračuna, kot jih določajo občinski predpisi in zakonodaja s področja lokalne samouprave (člen 6(1)(c)/(e) GDPR). Kadar uporabnik priloži fotografije ali druge vsebine po lastni izbiri, se te obdelujejo v okviru istega namena obravnave predloga.

• Modul »Maribor jutri – participativni proračun (glasuj)«

Pri glasovanju o projektih participativnega proračuna ima uporabnik v aplikaciji prikazan seznam območij in seznam projektnih predlogov, za katere lahko odda glasove. Ob glasovanju se obdelujejo podatki o tem, kateri uporabnik (prek svojega profila) je glasoval in kateri projekti so bili izbrani, v obsegu, ki je potreben za izvajanje pravil glasovanja in preprečevanje zlorab (npr. večkratno glasovanje iste osebe).
Pravna podlaga za obdelavo podatkov pri glasovanju je izvajanje nalog občine pri izvedbi participativnega proračuna in vodenju evidenc glasov (člen 6(1)(c)/(e) GDPR). Podatki se uporabljajo za izračun rezultatov in morebitno preverjanje pravilnosti glasovanja, ne pa za tržne namene ali profiliranje uporabnikov.

• Modul »Oddaja vlog in obrazcev«

Pri oddaji vlog in obrazcev preko aplikacije se obdelujejo podatki, ki jih zahteva posamezna vloga (npr. podatki o vložniku/investitorju, opis zadeve, podatki o nepremičninah, druge vsebine in priloge), kot to izhaja iz obrazcev in področnih predpisov. Za oddajo vlog in obrazcev v tem modulu je obvezna avtentikacija preko SI‑PASS, e‑osebne izkaznice ali drugega državnega e‑identifikacijskega sistema, pri čemer se obdelujejo podatki, nujni za zanesljivo identifikacijo vlagatelja.
Pravna podlaga za obdelavo je izpolnjevanje zakonskih obveznosti in vodenje upravnih oziroma drugih postopkov v pristojnosti občine (člen 6(1)(c)/(e) GDPR in področni zakoni, npr. Zakon o lokalni samoupravi ter posebni materialni predpisi). V okviru postopka se lahko podatki posredujejo v dokumentni sistem občine in drugim organom, kadar to zahtevajo zakon ali področni predpisi.
Pri vlogah in obrazcih, za katere je treba plačati takso ali drugo obveznost, lahko uporabnik plačilo izvede neposredno preko aplikacije. Podatki o plačilnem sredstvu se ne shranjujejo v aplikaciji, temveč jih obdeluje pooblaščena institucija za kartično oziroma drugo elektronsko plačilno poslovanje; občina prejme le podatke o uspešnosti transakcije in identifikatorje, potrebne za povezavo plačila z vlogo.
Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov je izpolnjevanje zakonskih obveznosti glede plačila upravnih taks in drugih dajatev ter vodenje ustreznih evidenc (člen 6(1)(c) GDPR in področna zakonodaja). Podatki iz plačil se uporabljajo izključno za namen evidentiranja plačila in ne za druge namene.

• Uporaba lokacije, kamere in tehničnih podatkov

Aplikacija lahko, ob dovoljenju uporabnika v napravi, uporablja podatke o lokaciji in kamero za potrebe prijave težav, dodeljevanja pobud lokaciji, prikaza bližnjih dogodkov ali drugih lokalno prilagojenih vsebin. Podatek o trenutni lokaciji se obdeluje le v okviru funkcionalnosti aplikacije in se po zaključku uporabe funkcije ne hrani trajno, razen če je lokacija vključena v vsebino pobude ali vloge.
Tehnični podatki o napravi in uporabi aplikacije (npr. IP naslov, čas dostopa, osnovni dnevniški zapisi) se obdelujejo v obsegu, ki je nujen za varno delovanje informacijskega sistema, odkrivanje napak in zaščito pred zlorabami. Pravna podlaga za to obdelavo je izpolnjevanje zakonskih obveznosti glede varovanja osebnih podatkov in informacijskih sistemov ter izvajanje javnih nalog občine (člen 6(1)(c)/(e) GDPR), pri čemer se podatki hranijo omejen čas, kot je opredeljeno v poglavju o hrambi.

3) Hramba in izbris osebnih podatkov

Občina bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor občina podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v času sodelovanja z občino, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih občina obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, občina hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in občino do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani občina podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 6 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih občina obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo občina hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Občina lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Občina osebne podatke, zbrane v okviru aplikacije »Naš Maribor«, hrani le toliko časa, kot je potrebno za izvedbo posamezne storitve ali postopka oziroma za roke, ki jih določajo zakoni in občinski predpisi. Podatki v dnevniških zapisih in tehnični podatki, potrebni za zagotavljanje varnosti in delovanja aplikacije, se hranijo omejen in razumno kratek čas (npr. do približno 30 dni), nato se izbrišejo ali anonimizirajo, razen če je daljša hramba potrebna zaradi obravnave incidenta ali uveljavljanja pravnih zahtevkov. Podatki o prijavljenih pobudah, predlogih in glasovanjih v okviru participativnega proračuna ter podatki o oddanih vlogah in obrazcih se v zalednem sistemu aplikacije praviloma hranijo 365 dni od oddaje posamezne pobude, predloga, glasovanja ali vloge, nato pa se izbrišejo oziroma prenesejo v druge evidence občine, kadar tako določa področna zakonodaja ali pravila hrambe dokumentarnega gradiva. Podatki uporabniškega profila (vključno z enoličnim ID) se hranijo do izbrisa uporabniškega računa oziroma do prenehanja razmerja z uporabnikom, posamezni podatki, ki se obdelujejo na podlagi posebnih zakonov (npr. v upravnih postopkih), pa se lahko hranijo dlje, skladno s prvim odstavkom tega poglavja Politike zasebnosti o hrambi in izbrisu osebnih podatkov.
Izjemoma lahko občina zavrne zahtevo za izbris iz naštetih razlogov iz Splošne uredbe: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne (zakonske) obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora občina osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

4) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Občina lahko posamezne osebne podatke na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

• Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje občina, so predvsem:
• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Microsoft, Google);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Občina za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi občina sodeluje.
Občina v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil občine in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
Občina kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

5) Posredovanje osebnih podatkov

Občina kot upravljavec osebnih podatkov posreduje te osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam pod pogojem, da je za posredovanje podatkov izkazana ustrezna pravna podlaga in na podlagi utemeljene pisne zahteve, po veljavni zakonodaji varstva osebnih podatkov. Zahteva za posredovanje podatkov mora vsebovati: podatke in podpis vlagatelja oz. pooblaščene osebe vlagatelja, konkretno pravno podlago za pridobitev podatkov, namen in razloge pridobitve, vrste zahtevanih podatkov, obliko in način pridobitve podatkov in identifikacijo zadeve, za katero se podatki potrebujejo ter navedbo organa, ki jo obravnava. Občina bo osebne podatke posredovala vlagatelju v roku 15 dni od prejema popolne zahteve oz. bo vlagatelja v tem roku seznanila z razlogi za zavrnitev posredovanja podatkov.

6) Piškotki

Spletna stran občine deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani. Ostali piškotki se bodo naložili samo s posameznikovo privolitvijo, ki jo posameznik poda v obvestilu ob vstopu na spletno stran. Nastavitve lahko posameznik kadarkoli spremeni in piškotke izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

Spletna stran občine uporablja naslednje piškotke:

PH_HPXY_CHECK	sejni	Ta piškotek se uporablja za shranjevanje informacij o trenutni seji.	Obvezen
_ga_*	1 leto, 1 mesec in 4 dni	Google Analytics nastavi ta piškotek za shranjevanje in štetje ogledov strani.	Analitika
_ga	1 leto, 1 mesec in 4 dni	Google Analytics nastavi ta piškotek za izračun podatkov o obiskovalcih, sejah in kampanjah ter spremljanje uporabe spletnega mesta za analitično poročilo spletnega mesta. Piškotek anonimno shrani informacije in dodeli naključno ustvarjeno številko za prepoznavanje edinstvenih obiskovalcev.	Analitika
_hjSessionUser_*	1 leto	Hotjar nastavi ta piškotek, da zagotovi, da se podatki iz nadaljnjih obiskov iste strani pripišejo istemu uporabniškemu ID-ju, ki se ohrani v Hotjarjevem uporabniškem ID-ju, ki je edinstven za to spletno mesto.	Analitika
_hjFirstSeen	1 ura	Hotjar nastavi ta piškotek za identifikacijo prve seje novega uporabnika. Shranjuje vrednost true/false, ki označuje, ali je Hotjar prvič videl tega uporabnika.	Analitika
_hjIncludedInSessionSample_2867365	1 ura	/
_hjSession_*	1 ura	Hotjar nastavi ta piškotek, da zagotovi, da se podatki iz nadaljnjih obiskov iste strani pripišejo istemu uporabniškemu ID-ju, ki se ohrani v Hotjarjevem uporabniškem ID-ju, ki je edinstven za to spletno mesto.	Analitika
_hjAbsoluteSessionInProgress	1 ura	Hotjar nastavi ta piškotek, da zazna uporabnikovo prvo sejo ogleda strani, kar je zastavica True/False, ki jo nastavi piškotek.	Funkcijski
cookielawinfo-checkbox-analytics	1 leto	Ta piškotek, ki ga nastavi vtičnik GDPR Cookie Consent, zabeleži soglasje uporabnika za piškotke v kategoriji »Analitika«.	Obvezen
_GRECAPTCHA	6 mesecev	Storitev Google Recaptcha nastavi ta piškotek za prepoznavanje botov za zaščito spletnega mesta pred zlonamernimi napadi neželene pošte.	Obvezen
CONSENT .google.com	2 leti	YouTube nastavi ta piškotek prek vdelanih YouTube videoposnetkov in beleži anonimne statistične podatke.	Analitika
CONSENT .googleapis.com	2 leti	YouTube nastavi ta piškotek prek vdelanih YouTube videoposnetkov in beleži anonimne statistične podatke.	Analitika

7) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Občina skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno-sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Občina se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.

8) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in veljavne zakonodaje varstva osebnih podatkov.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov občine. O zahtevi, ki se nanaša na pravice posameznika, bo občina odločala na podlagi zakona, ki ureja splošni upravni postopek, v roku enega meseca od prejema zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko občina zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko občina zahtevo tudi zavrne. V primeru dvoma o identiteti posameznika se lahko zahteva dodatne informacije, ki jih občina potrebuje za ugotovitev identitete.

V kolikor je zahteva posameznika utemeljena, bo občina ugodila zahtevi in posameznika seznanila z odločitvijo. V primeru, da zahtevi posameznika ne bo ugodeno, bo občina izdala odločbo v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek. Občina bo v odločbi posameznika seznanila tudi z informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od vročitve odločbe.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Številka: 071-2/2025

Datum: 10. 3. 2026